Cómo uso Notion para gestionar mi estudio de diseño
La primera vez que yo probé Notion fue hace ya unos cuantos años, por 2019. Empecé a verla mencionada por algunos de los diseñadores norteamericanos que sigo, me dió curiosidad y la probé. Y después de media hora, salí disparada de ahí porque aquello ni me gustaba ni lo entendía.
Pero el caso es que seguía viéndola aparecer, y seguía viendo a gente afín a mí y a mis gustos hablando maravillas de ella, así que decidí dedicarle un poco de tiempo a informarme sobre cómo usarla. Dediqué más horas de las que quisiera confesar viendo videos de Youtube (en inglés) sobre cómo otras personas usaban Notion, y hubo un momento en que todo el sistema hizo "clic" en mi cabeza y fue como ver una nueva dimensión... como ver en 3D algo que hasta ahora solo estaba viendo en 2 dimensiones.
Para mí ha sido un descubrimiento y ahora soy una más del club de fans de Notion. Pero sé que puede ser difícil al principio, así que quiero compartir un poco mi experiencia y cómo la he estado usando en los últimos dos años para gestionar mi estudio de diseño.
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Tabla de contenidos
Qué es Notion
De manera general, Notion es una herramienta para organizar y gestionar información. Incluye, en una sola app, editor de textos, gestión de bases de datos, e integración de archivos (como PDFs o imágenes). Además, tiene una multitud de integraciones con otras plataformas que permiten incrustar elementos externos (desde tareas de Asana hasta archivos de Google Drive).
Todo esto la convierte en un sistema muy robusto, y sobre todo flexible, gracias a una característica muy particular: funciona por bloques de contenido.
Para qué sirve Notion y qué la hace diferente a otras plataformas de gestión y productividad
Imagina que Notion es un set de LEGO: tienes a tu disposición una variedad de piezas, con colores, tamaños y formas diferentes, y usando estos bloques y tu imaginación puedes construirte lo que quieras. Si a ti y a mí nos dan acceso al mismo set de LEGO, lo que tú construyas va a ser diferente a lo que haga yo.
Y lo mismo sucede con Notion: a partir de sus bloques de contenido cada quién puede crear el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, tan sencillo o tan complejo como querramos. Esta es la magia de Notion, pero también es lo que la hace un poco difícil de entender inicialmente.
Te voy a dar un vistazo a mis sistemas (desde facturas, contabilidad y proyectos de clientes, hasta proyectos propios y calendario de contenidos) para ayudarte a ver cómo podrías usarla tú también si tienes un estudio y trabajas con clientes.
Gestión de proyectos de clientes
CRM: Gestión de leads y clientes
En Notion tengo un CRM (Customer relationship management) para gestionar clientes potenciales. Esto me permite saber de un vistazo en qué fase del proceso de contacto y negociación está cada cliente potencial, y mantener un registro de todos los contactos que me llegan. Aquí registro información adicional como por ejemplo: sector, presupuesto, recordatorios de seguimiento, si se contrató el proyecto o no, etc.
Este es un proceso semiautomático: tengo mi formulario de contacto en mi web integrado con Notion de forma tal que cada vez que un posible cliente me envía un formulario de contacto se me crea en Notion una ficha con todos los datos correspondientes.
Y a partir de ahí, puedo darle seguimiento a todas las solicitudes en función de la etapa en la que se encuentren. Incluso tengo una plantilla dentro de la ficha de cada cliente para que se me genere automáticamente el guión que normalmente sigo en la llamada de contacto así que es una cosa menos que tengo que pensar.
Así puedo hacer un seguimiento de cada solicitud, la fase en la que se encuentra, si tengo que hacer seguimiento y cuándo, las notas de la llamada, el presupuesto, etc. El seguimiento del contacto dentro de las etapas del CRM sí es manual, pero el trabajo es mínimo.
Hay quien incluso presenta sus presupuestos a los clientes en una página en Notion, pero no es mi caso. Aunque se puede hacer perfectamente, yo prefiero enviar un PDF o (lo que estoy haciendo últimamente) un enlace a una página en mi web.
Portal de proyectos de clientes
Cuando un cliente aprueba el presupuesto, inicio el proceso de onboarding, que incluye crear el portal para el proyecto, y compartirlo con el cliente.
Dentro del portal incluyo:
Etapas del proyecto, con tareas y responsables.
Dentro de las tareas que requieren entrega de contenido por parte del cliente hay "workbooks" creados para que el cliente pueda rellenar ahí toda la información (desde el cuestionario de descubrimiento inicial hasta para entrega del copy de las webs)
Galería de inspiración (webs, tipografías, fotografías, etc.).
Calendario de pagos con sus facturas asociadas.
Dentro de Notion se pueden dejar comentarios, lo que nos permite tener toda la comunicación del proyecto centralizada en un único lugar, y ordenada por tareas. También se pueden cargar archivos (como PDFs) que el cliente puede descargar a su computadora o visualizar directamente en Notion.
Y, como me gusta automatizar todo lo que se pueda, el portal es una plantilla que personalizo mínimamente para cada proyecto, pero crearla y compartirla no me toma más de 10 minutos.
Registro y seguimiento de tiempo y rentabilidad de proyectos
Hacer un seguimiento del tiempo que inviertes en cada proyecto es fundamental para conocer la rentabilidad de tus servicios. El sistema que tengo creado en Notion me permite hacer un seguimiento de rentabilidad general por cada proyecto, pero también por etapa de trabajo, tanto por cada proyecto individual como en general en todos mis proyectos.
Esto me ha permitido darme cuenta de en qué etapa suelo invertir más tiempo del que debo (investigación y estrategia, diseño y prototipado, desarrollo, offboarding, etc.), y con esta información puedo hacer ajustes y mejoras a mis procesos de trabajo para mejorar la rentabilidad de mis servicios.
Si esto te parece un poco exagerado, créeme que a veces te puedes llevar una sorpresa. Gracias a este sistema pude darme cuenta hace un tiempo que los proyectos de diseño web a medida no me estaban saliendo rentables (es más, estaban dándome pérdidas), y pude hacer ajustes de precio y de proceso de trabajo para contrarrestar esto.
Y si no tienes ni idea de estas cosas, te recomiendo mucho la masterclass de precios de Lunes School: es muy accesible y te vas a llegar una idea muy clara de cómo calcular bien tus precios y tu rentabilidad.
Checklists de procesos
Tengo varias checklists en Notion, pero específicamente para mis servicios de diseño tengo una con el workflow general de mis proyectos y todas sus etapas: desde el contacto inicial hasta el cierre del proyecto. Esta checklist la he ido mejorando y refinando al lo largo de los años, porque en un servicio de diseño de identidad visual o de diseño web hay un montón de tareas y detalles que se pueden olvidar y después vienen los problemas.
Tener esta lista a mano, con enlaces a plantillas y recursos asociados a cada tarea, y tenerla a mano para cada proyecto, me garantiza que no estoy dejando ningún cabo suelto.
Gestión y seguimiento de proyectos internos
Los proyectos internos son, para mí, todas esas cosas que tenemos que hacer en un. negocio para mantenerlo funcionando y a flote, pero que no son proyectos de clientes. Piensa en cosas como: rediseño de la web, lista de correo, Instagram, lanzamientos, creación de una plantilla o un curso , etc.
Y para la gestión de proyectos he probado varios métodos: hay quien se organiza absolutamente todo como un proyecto, con objetivos y tareas granulares para cada cosa, y de esta forma generan un calendario de trabajo diario y super detallado.
Este método está muy bien y hay a quien le da muy buenos resultados, pero a mí personalmente esto no me funciona: soy una persona que trabaja mejor con mentalidad de sprints cortos que de carrera de fondo, y tener un calendario tan detallado para los próximos meses me agobia bastante.
Pero de nuevo, esto es es una cuestión muy personal y la magia de Notion es que pueden crear el sistema que mejor se adapte a ti y a tus gustos.
Entonces, después de mucho probar, me he dado cuenta que a mí lo que me va mejor es planificarme por sprints mensuales (con objetivos trimestrales), y así me he montado mi sistema de trabajo y de tareas. Yo soy un poco (bastante) dispersa, así que esto me permite focalizarme en cosas muy concretas por cortos periodos de tiempo.
Este sistema me permite saber a qué debo dedicar mi atención este mes, y qué puede esperar porque está bloqueado para el mes siguiente. Y claro, para cada proyecto tengo tareas que voy creando y ajustando en el calendario. Y, al crearlas, Notion me genera una vista mensual y una vista semanal, que es como más me gusta organizare las tareas.
Este sistema me da suficiente estructura para mantenerme centrada en lo que tengo que hacer, pero también bastante flexibilidad para mover las cosas si lo necesito. Además, el sistema de gestión de proyectos internos está vinculado a los proyectos de clientes y al sistema de creación de contenidos, porque al final las tres cosas son trabajo del negocio y tienen que convivir todos cada mes.
Calendario de contenidos: sistema de creación y planificación de publicaciones
Tengo un sistema creado para generar, crear y planificar ideas de contenido para mis diferentes canales (blog, newsletter e Instagram), en función de los objetivos de marketing que quiero para cada año y trimestre.
Está todo integrado de forma tal que puedo escribir una sola pieza de contenido que me sirva, con ligeras modificaciones, tanto para el blog, la newsletter e Instagram, que son los canales que uso actualmente.
Además, el mismo sistema me sirve para organizar el calendario de publicación de cada pieza y cada canal.
Gestión de facturas y contabilidad general
La contabilidad más detallada y granular la llevo en hojas de cálculo, pero Notion me sirve para llevar un control general de gastos e ingresos del día a día, sobre todo en lo relativo al negocio.
Lo bueno de tener este registro de la forma en que lo tengo configurado es que puedo ver, en un mismo lugar, todas las facturas por cobrar que tengo, cuáles están próximas, atrasadas, o ya cobradas, y puedo generar vistas de ingresos reales por mes, así como previsiones de ingreso para los siguientes meses. También puedo ver un balance mensual y saber si los meses pasados han sido positivos o negativos, y la previsión de balance para los siguientes meses en función de los ingresos previstos por proyectos ya reservados.
Este es un sistema un poco independiente al resto, pero que se vincula puntualmente con el portal de cliente de cada proyecto para mostrar en cada caso las facturas correspondientes.
Como dije, la gestión granular de mi contabilidad la hago en otro lado, pero este sistema en Notion me permite tener un panorama general muy útil y cómodo para el día a día.
Bibliotecas de recursos
Una de las cosas que más me gustan de Notion es la extensión de Chrome que permite hacer capturas de páginas (también está disponible para Safari y para Firefox). Yo la uso todo el tiempo para guardar enlaces a webs que me gustan, tipografías, artículos que me interesan, etc.
Todas estas capturas con sus enlaces se almacenan en una biblioteca en donde puedo añadir además etiquetas, filtros, comentarios, y lo que se me ocurra.
Así que, al final, dentro de Notion tengo una base de conocimiento bastante grande con diferentes bibliotecas de recursos:
Inspiración de diseño web (con filtros por plataforma, estilo, sector, etc.).
Tipografías.
Diseño gráfico en general.
Plugins y herramientas de diseño.
Snippets de código que uso en mis proyectos.
Respaldos de códigos de los proyectos de mis clientes (tengo también copias locales de esto, pero en Notion puedo acceder a ellos rápidamente).
Cursos que me interesan (con filtros de precios, temas, nivel de interés, etc.)
En general todas las bibliotecas tienen filtros que me ayudan a organizar la información y a que las búsquedas me resulten más sencillas. Por ejemplo, digamos que estoy buscando inspiración para una tienda online del sector de la cosmética natural: pues solo tengo que ir a mi biblioteca de inspiración web y filtrar por tipo (e-commerce) y por sector (cosmética), y tengo una vista de todo lo que he ido guardando sobre esto. O quizás estoy buscando más por estilo: pues filtro por "estilo minimalista", o por "animaciones en scroll".
Conclusión
Como puedes ver, podemos usar Notion para montones de cosas, y realmente puede ser un asistente muy útil para gestionar un estudio de diseño si nos tomamos el tiempo de aprenderla y ajustarla a nuestras necesidades. No es por nada que le llaman "second brain", básicamente puedes descargar y almacenar en ella todo lo que necesites. No te voy a decir que sea algo que se hace de un día para otro, pero en mi opinión vale mucho la pena.
Al final, Notion te ayuda a automatizar, organizar y gestionar toda la información y proyectos que llevas en tu negocio.
Cuando gestionas tu negocio sola (como es mi caso), ayuda a mantener el orden y la cordura. Y cuando finalmente llega el momento de contratar una Asistente Virtual o alguien para tu equipo, tienes todo tan organizado y estructurado que va a ser muy sencillo que entiendan y usen tu sistema de trabajo.
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